Assistant de Direction - Smo Parc Naturel Régional des Ballons des Vosges H/F - 57

L'assistant de direction apporte un soutien logistique au Président et à la direction du syndicat mixte.
Sous l'autorité hiérarchique du directeur, il travaille en lien direct avec les élus, les partenaires extérieurs et l'ensemble du personnel.

Il est membre de l'équipe-projet « révision de charte ».

En autonomie :
- Assiste le Directeur dans l'organisation logistique et le suivi administratif des comités syndicaux : convocations, préparation des documents de séance, organisation logistique, prise de notes, mise en forme des délibérations et du procès-verbal de séance.
- En étroite relation avec les autres membres de l'équipe-projet, participe au bon déroulement de la procédure de révision de charte en apportant un appui administratif et logistique : préparation et organisation logistique des réunions, rédaction des comptes-rendus, mise en forme et diffusion de documents, participation à l'élaboration des supports de communication.
- Participe occasionnellement à la communication institutionnelle du Parc, notamment par la mise en page de documents de communication institutionnelle en interne (ex : rapport d'activité).

En binôme avec l'assistante de direction à temps partiel :
- Assiste la Direction et le Président dans la gestion des affaires courantes : accueil téléphonique et physique, prise de rendez-vous, organisation de réunions, mise en forme de courriers, réponse aux invitations, mise à jour de la base de données adresse, mise sous pli et affranchissement (ex : cartes de voeux).
- Gère la messagerie du secrétariat de direction, diffuse les messages de la Direction et du Président à destination de l'équipe, des élus et partenaires du Syndicat Mixte.
- Propose le planning annuel des réunions institutionnels et réunions d'équipe.
- Appui au secrétariat général en cas d'absence d'une secrétaire.
- Classement.

Contraintes particulières du poste :
- Travail sur écran
- La présence de l'assistant(e) peut être nécessaire dans le cadre de réunions organisées en soirée, avec le cas échéant modification des horaires de travail (ex : 4 à 5 comités syndicaux par an).
- Déplacements ponctuels sur l'ensemble du territoire du Parc (4 départements).